Оптимизация бизнеса для чайников. С чего начать?
Это одна из самых распространенных ошибок и именно это станет причиной срывов всех сроков и нервов.
Каждая ваша встреча будет походить на базар, где каждый норовит сказать решающее слово и часто даже не в рамках поставленного вопроса.
Вы обсудите политику, плохих руководителей и даже котиков в интернете, но только не процессы.
Как поступить правильно? Очень просто. Описанные ниже пункты как-то помогли мне за два месяца нагнать полугодовое отставание от сроков проекта (доставшееся от прошлого оптимизатора).
- для обсуждения каждого блока необходимо привлекать только ответственных за него лиц;
- сквозные процессы должны обсуждаться только с представителями участвующих в них процессах;
- заказчик должен присутствовать только на финальном согласовании отдельных процессов и их связок (и все это разные презентации/согласования);
- встреча не должна длиться более 2х часов (оптимальное время – 1 час, иначе люди перестают вникать);
- в начале встречи четко проговариваем цель встречи и пресекаем любые попытки отклонения;
- каждую встречу необходимо записывать – запись встречи в скайпе, зуме или даже на диктофон;
- по каждой встрече составляем протокол (слушаем запись и фиксируем все достигнутые договоренности), направляем всем присутствующим на встрече участникам, а при разногласиях корректируем протокол, либо назначаем дополнительную встречу для обсуждения;
Многие, наверное, удивились предпоследнему пункту, но поверьте моему опыту:
- вы всегда найдете подтверждение сказанным словам (особенно, если участники уведомлены о записи);
- вы всегда сможете прослушать встречу (и сделаете это, составляя протокол);
- повторное прослушивание встречи иногда позволяет иначе взглянуть на озвученные идеи или возражения и позволит не упустить важные моменты;
- повторное прослушивание встречи позволяет убить большую часть источников шума в вашей работе.
К примеру, на весьма эмоциональной встрече (такие случаются часто) договорились о необходимости ведения статистики. Вы записали эту необходимость в блокнот и даже начали ею заниматься.
Но зачем она? На какие конкретно вопросы она должна отвечать? На основе каких данных строиться?
Этот вопрос могли упустить, ибо на встрече «все было понятно и без слов».
С такой задачей при реализации возникнет множество проблем – бизнес может постоянно менять ожидания, стараться поместить туда «еще и еще», в конечном счете файл все больше и больше будет отрываться от процесса, а вопрос, который предполагалось решить данной статистикой, рискует остаться нерешенным.
В конечном итоге, сидя поздним пятничным вечером на работе, вы задаетесь вопросом – что я вообще делаю?
Это была подводка к интересному блоку статей о пользе процессов обучения в оптимизации бизнес-процессов (неожиданно, правда?).
Все описанное основано исключительно на моем опыте и нацелено на абсолютных новичков в вопросах оптимизации.
Об авторе
